Certaines lettres se terminent si vaguement que le destinataire reste perplexe: il faut relire le texte pour en comprendre l'essence. Par manque de temps, le destinataire peut jeter une lettre ou se laisser distraire par quelque chose et ne plus plonger dans la situation décrite. Une fin claire, concise et compétente met l'accent sur le respect du lecteur et aide à répondre rapidement à une demande ou une demande.
Manuel d'instructions
1
Décrivez en trois paragraphes ce que vous vouliez dire. Il peut sembler que les pensées sont clairement énoncées, mais la perception de l'information dépend de l'état du lecteur. Par conséquent, relisez le texte et notez séparément trois pensées principales. Il peut s'agir de faits, de dates, de noms, etc. Il n'a pas besoin d'émotions, écrivez brièvement, en quelques mots, car il vous suffit de faire le point, de rappeler les principaux points.
2
Écrivez trois actions que le destinataire du message doit effectuer. La réaction des gens peut être imprévisible. Il vous semble qu'il est possible de réagir sans ambiguïté aux informations présentées, mais une personne le fait en fonction de ses habitudes et de ses intentions. Si vous n'indiquez pas clairement ce que vous attendez du lecteur, il ne comprendra pas ou ne dira pas qu'il n'a pas compris.
3
Classez la liste obtenue dans les étapes précédentes par ordre décroissant d'importance. La fin de la lettre rappelle parfois le dernier mot de l'audience: l'impression du destinataire de la lettre, les conclusions et les conséquences en dépendent. Supprimez de la liste les éléments qui peuvent être omis sans affecter la signification du message. Mettez la liste restreinte restante à la fin de la lettre afin que le lecteur ne manque rien.
4
Indiquez les dates. Si vous attendez une réaction à la lettre, précisez vos attentes. Certaines personnes ont tendance à tirer jusqu'au dernier, donc indiquer une heure spécifique peut ne pas être faux.
5
Laissez les coordonnées. Votre correspondant devrait pouvoir trouver rapidement votre téléphone. Anticipez de telles situations et, au cas où, insérez les informations nécessaires dans la lettre, même si vous êtes sûr que le destinataire les a.
6
Soyez poli, dites quelque chose de gentil, merci pour votre temps. Le destinataire sera plus susceptible de vous répondre et de vous contacter plus rapidement si la lettre lui a plu ou l'a sauvé d'expériences désagréables.
7
Assurez-vous de signer le message avec un nom: cela crée un sentiment de vraie communication. Il est important que la personne se concentre sur la réponse et la prenne de manière responsable. Donnez l'exemple et les gens vous traiteront de la même manière.
