À l'heure actuelle, lorsque de nombreuses entreprises russes ont des partenaires commerciaux à l'étranger, l'échange de délégations est devenu la norme. Cela permet de se familiariser avec la production sur place, de se familiariser personnellement avec ceux avec qui vous devez travailler, d'évaluer la situation et de résoudre rapidement les problèmes commerciaux. En rencontrant la délégation, certaines questions d'organisation devraient être prises en compte.
Manuel d'instructions
1
Au stade de la préparation, discutez de la taille de la délégation, en tenant compte du fait que les problèmes de travail sont résolus plus vite, plus elle est petite. De plus, sélectionnez la composition des participants de votre part, afin que leur nombre soit à peu près le même que celui de ceux que vous rencontrerez. Discutez dans quelle langue les négociations auront lieu et préparez un interprète même si les invités viennent avec le leur.
2
Renseignez-vous sur les problèmes que l'un ou l'autre membre de la délégation est compétent pour résoudre, car la subordination est très strictement observée en Occident. Lorsque vous vous adressez à l'un des invités, vous devez être sûr qu'il a le droit de fournir des informations sur ses fonctions.
3
Discutez à l'avance des problèmes qui devront être résolus et préparez tout le matériel nécessaire. Discutez des documents qui seront signés après les négociations. Mettez-vous d'accord sur le mode de leur tenue - combien ils commenceront, combien de temps ils dureront et quand il y aura des pauses.
4
Si la délégation est dirigée par une personne suffisamment importante, envoyez l'invitation dès que possible afin de souligner le respect et d'augmenter la probabilité que la visite ait lieu et que cette personne n'ait pas d'autres réunions prévues pour le moment.
5
Préparez une salle de réunion séparée et pratique, prévoyez pour chaque participant à la réunion un endroit confortable. Faites un stock de boissons gazeuses, de café, de biscuits et prenez soin de beaux plats. N'oubliez pas de mettre des cendriers, si cela ne vous dérange pas, afin que lors de la réunion, les personnes présentes puissent allumer une cigarette.
6
Convenez de l'opportunité d'enregistrer les négociations, l'accord doit être donné par les deux parties. À condition que les invités soient assis face aux portes, cette technique psychologique leur permettra de se sentir plus détendu. Et assurez-vous que pendant la réunion, vous n'êtes pas distrait par les appels téléphoniques.
7
Il vaut mieux pour une fille agréable et souriante de rencontrer une délégation et de l'emmener sur le lieu des négociations. Elle peut attendre les invités dans le hall de l'immeuble où se dérouleront les négociations. Lorsque les invités arrivent sur le site, il est nécessaire de se présenter immédiatement les deux délégations afin que ceux qui veulent s'asseoir côte à côte puissent le faire.
