Lorsque vous contactez certaines organisations, des lettres d'un formulaire standard sont utilisées. Dans de tels cas, des modèles de lettres sont publiés sur demande. S'il n'y a pas de formulaire développé, la lettre est rédigée sous n'importe quelle forme, en tenant compte de certaines nuances.
Manuel d'instructions
1
Faites un titre pour la lettre.
Vous pouvez spécifier les informations suivantes - position et nom du destinataire, position et nom de l'expéditeur, organisation de l'expéditeur, numéro de téléphone de l'expéditeur. Si l'expéditeur se trouve dans une autre ville, vous pouvez spécifier l'adresse postale complète. L'en-tête est généralement situé sur le côté droit de la page.
2
Énoncez l'essence de la lettre et faites les commentaires nécessaires.
Essayez de formuler l'idée principale en deux ou trois phrases. Et puis commentez-le et écrivez plus en détail, si nécessaire. Dans les lettres d'affaires, il est conseillé de publier des faits, des chiffres, sans aucune émotion. Dans les lettres qui ont une touche personnelle, les expériences personnelles doivent être reflétées.
3
Indiquez la date et signez la lettre.
Si nécessaire, expliquez votre autorité sur la base de laquelle la lettre est écrite. Une telle base peut être une procuration.
4
Sur une feuille séparée, placez des graphiques explicatifs, des tableaux, des figures.
Ne vous attendez pas à ce que le destinataire demande des informations supplémentaires. Vous n'aurez peut-être pas une deuxième occasion d'aborder un problème important. Par conséquent, sous une forme concise, donnez toutes les nuances nécessaires.
5
Avant d'envoyer, assurez-vous de lire la lettre à haute voix afin que quelqu'un l'écoute. Demandez à l'assistant comment il a compris l'essence de la lettre. Si ses mots ne coïncident pas avec le but de votre message, il est logique de formuler la lettre d'une manière différente, car le destinataire peut également ne pas comprendre le plus important, de votre point de vue.
Faites attention
Si la lettre contient des informations importantes avec une période de temps limitée, il est logique avant d'envoyer pour appeler le destinataire et l'informer de l'arrivée imminente de la lettre. Pour éviter la situation lorsque le destinataire est en vacances ou en congé de maladie, et que vous êtes jour après jour dans l'obscurité, pourquoi il n'y a pas de réponse.
Conseils utiles
Les imprimantes modernes vous permettent d'imprimer l'adresse directement sur l'enveloppe. La lettre sera soignée et solide.
