L'activité d'archivage est née de la nécessité d'accumuler, de systématiser et de stocker des informations. Mais tout d'abord, des archives ont été créées pour répondre aux besoins des autorités et des citoyens dans l'obtention des informations perdues soigneusement stockées dans les archives. Lorsqu'il est nécessaire de restaurer des informations sur des proches, des informations de nature socio-juridique ou autre, il est nécessaire d'écrire une demande aux archives appropriées.
Manuel d'instructions
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Les archives ont certaines règles pour le traitement des demandes des citoyens, des personnes morales et des autorités, donc la clé du succès est le respect de règles simples. Premièrement, la demande doit contenir des informations sur l'expéditeur. Pour un individu, il s'agit du nom, du prénom et du patronyme, pour l'organisation - le nom et les détails d'identification.
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Deuxièmement, vous devez spécifier votre adresse de retour dans le texte de la demande, sinon les archivistes ne pourront tout simplement pas vous envoyer de réponse.
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Troisièmement, il est nécessaire de formuler clairement votre question. Si vous décidez de collecter des informations sur vos ancêtres, vous n'avez pas besoin de décrire en détail l'histoire de votre famille. Il n'est pas nécessaire de formuler de vœux vagues, une attention particulière doit être accordée au libellé de la question. Le fait est que selon les règles de traitement des appels et des demandes des citoyens et des organisations, votre demande sera d'abord examinée par le responsable des archives. Le responsable déterminera le classement de la question: généalogique, thématique ou socio-juridique. En fonction de la nature de la demande, le gestionnaire d'archives la transmettra au service approprié pour exécution. Il est clair que plus le libellé est vague, plus la probabilité d'une détermination incorrecte de la nature de la demande et de la nomination de son exécuteur testamentaire est grande. La demande "marchera" de département en département, et en attendant vous attendez une réponse.
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Enfin, il est nécessaire de déterminer la portée des informations demandées, par exemple chronologiques ou territoriales. Inutile de demander à retrouver tous vos homonymes, vous devez préciser la période chronologique et le cadre territorial pour la recherche de vos proches.
Faites attention
L'exécution de ces requêtes est une priorité pour l'archive. Si le service militaire (travail) a eu lieu dans plusieurs unités militaires, des demandes sont émises pour chaque unité militaire séparément avec l'année et le mois d'arrivée et de départ. Les demandes de confirmation de blessure ou de maladie indiquent le numéro de l'hôpital où le traitement a été achevé.
Conseils utiles
L'ordre d'exécution des demandes dans l'archive. Les demandes aux archives sont reçues sur appel personnel des citoyens, par courrier et e-mail. L'exécution des demandes dans l'archive est organisée si la demande contient les données suivantes: nom de l'organisation candidate (ou nom, prénom et patronyme d'un individu), adresse postale, sujet (question), cadre chronologique des informations demandées.
