Un message téléphonique est un message court mais important envoyé par téléphone. Ainsi, ils informent le plus souvent sur la tenue de réunions, de réunions et de réunions. Le message téléphonique peut également contenir un ordre urgent de la tête. Les messages téléphoniques sont entrants que vous acceptez et sortants que vous transmettez. Les deux types ont une conception similaire.
Manuel d'instructions
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Dans le coin supérieur gauche de la feuille de papier, placez le nom complet de votre organisation et, si nécessaire, le nom de l'unité structurelle, par exemple, "Administration de la ville de N." et le Bureau de l'éducation.
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Dans le coin supérieur droit, saisissez le destinataire du message téléphonique. Indiquez le poste, le nom et les initiales de la personne: "Au directeur de l'école n ° 37 Ivanov I.I." S'il y a plusieurs destinataires, vous n'avez pas besoin d'indiquer le nom de famille: "Aux directeurs d'école de la ville de N." Joignez une liste complète des institutions auxquelles elle a été envoyée au message téléphonique.
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Placez le mot "Message téléphonique" et son numéro de série deux lignes ci-dessous. Pour le message téléphonique sortant ci-dessous, indiquez la date de sa compilation.
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Vient ensuite le texte même du message téléphonique: "Le 22 février, à 17 heures, une réunion aura lieu au Département de l'éducation sur l'amélioration des activités des écoles de la ville. L'apparition des directeurs d'école est strictement requise." Lorsque vous préparez le texte d'un message téléphonique, évitez les mots et les phrases difficiles à entendre et à prononcer. N'oubliez pas que le message doit être informatif et court - pas plus de 50 mots.
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Lors de la transmission d'un message téléphonique, prononcez clairement les mots, en particulier les adresses, les noms de famille, les prénoms et les deuxième prénoms des personnes, les noms des rues, les dates et les heures des événements. À la fin, assurez-vous de relire le texte et assurez-vous que votre interlocuteur a tout écrit correctement. Lorsque vous recevez un message par téléphone, écoutez attentivement. Si vous avez des questions, effacez-les immédiatement.
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Sous le texte principal se trouve la position, le nom et les initiales du chef qui a signé le message téléphonique: "Chef du département de l'éducation Petrov P. P." Un document sortant doit également avoir sa signature personnelle.
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En bas de la page, fournissez des informations sur les employés qui ont travaillé avec le message téléphonique. Habituellement, la position, le nom et les initiales de la personne qui a envoyé le message, son téléphone de bureau, ainsi que la date et l'heure du transfert sont indiqués à gauche. À droite se trouvent les informations sur la personne qui a accepté le document: position, nom et initiales, numéro de téléphone, date et heure de réception.
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Le message téléphonique sortant est rédigé en une seule copie et stocké dans un dossier spécial. Il est préférable d'avoir le message entrant en deux exemplaires: vous donnerez le premier à la tête pour un travail ultérieur, et le second - mis dans un dossier pour le stockage.
Conseils utiles
Préparez les formulaires de messages téléphoniques sur l'ordinateur. Ils sont très pratiques à utiliser. Vous pourrez saisir manuellement les informations dans les graphiques nécessaires, sans écraser les données répétées. Les formulaires seront les mêmes pour les messages téléphoniques entrants et sortants.
