Si votre organisation est ou est désignée responsable de la tenue d'une conférence scientifique, ce n'est pas seulement une fonction honorable, mais aussi un grand travail d'organisation, dans lequel il est nécessaire de prendre en compte toutes les petites choses.
Manuel d'instructions
1
Créer un comité d'organisation de la conférence dont la composition est déterminée par arrêté. Désigner un président pour diriger et coordonner les membres du comité. Définissez les dates de la conférence et la durée du comité. Réfléchissez dans l'ordre de paiement de la rémunération des employés qui en sont membres. Envoyez une annonce sur la conférence et en annexe, indiquez les exigences pour les rapports, les volumes de résumés des rapports et la date limite de leur soumission.
2
Décidez des sources de financement, cela peut être un financement ciblé du budget, en attirant le parrainage et les fonds des participants à la conférence eux-mêmes.
3
Envoyez des invitations à tous les participants potentiels à la conférence et au programme prévu. Décidez du nombre de participants et d'orateurs qui souhaitent partager leurs développements scientifiques et leurs résultats de recherche avec des collègues. Demandez aux participants si vous avez besoin de réserver une chambre d'hôtel et réservez votre réservation.
4
Prendre des dispositions avec l'imprimerie pour la publication des résumés dans une brochure séparée et, si nécessaire, commander un programme de l'événement à distribuer aux participants, des badges avec leurs noms, initiales et nom de l'organisation.
5
Selon le nombre de participants, déterminez la capacité de la salle dont vous avez besoin et louez une salle spéciale équipée pour des événements de ce type. Réfléchissez à l'équipement dont vous aurez besoin pour l'équipement supplémentaire, vérifiez la disponibilité du nombre requis de prises informatiques, d'écrans de projection, etc. Réfléchissez au travail d'un buffet dans lequel les participants aux réunions peuvent prendre une tasse de café et prendre une bouchée pendant les pauses.
6
Réfléchissez au programme de la conférence, si nécessaire, divisez-le en sections. Demandez-vous où il sera possible de tenir des réunions de ces sections. Considérez dans le programme les discours des invités de la conférence, des organisateurs et des participants. Commandez du papier à lettres pour les participants à la conférence - badges, cahiers et stylos sont standard.
7
Formez des paquets de documents, de matériel promotionnel et de papeterie qui seront présentés aux participants à la conférence avec des badges.
